ビジネス英語メールで押さえておきたい効果的なリマインド術

今回は「ビジネス英語メールのリマインダー」についてお話ししたいと思います。ビジネスの世界では、効果的なコミュニケーションが非常に重要です。メールは、このようなコミュニケーションをスムーズに進める上で非常に有用なツールです。しかしながら、メールを送信した後、返信がない場合や、返信が遅れる場合があります。その時に使えるビジネス英語のリマインダーの送り方をご紹介します。

ビジネス英語メールのリマインダーとは

ビジネス英語メールのリマインダーとは、相手方に何らかのアクションを起こしてもらうために、メールを送信した後に、追跡メールを送信することです。リマインダーは、相手方に返信を促すことができるだけでなく、送信者のフォローアップや、誤解を避けるための重要な手段でもあります。

ビジネス英語メールのリマインダーの例文

ビジネス英語メールのリマインダーを送信する際には、明確かつ丁寧な言葉遣いが重要です。以下は、リマインダーの例文です。

例1: 件名: 「Meeting Request - 5月12日」

Hello,

We agreed to hold a meeting on May 12th the other day. Some people may not have yet arranged their schedule for the meeting, so could you please confirm with them? Thank you.

Best regards,

本文: 「こんにちは、先日私たちは、5月12日に会議を開催することで合意しました。まだ、会議の日程調整をされていない方がいるかもしれませんが、確認していただけますでしょうか。よろしくお願いします。」

例2: 件名: 「Follow-up on Proposal」

Hello,

We submitted a proposal the other day. Could you please update us on any progress going forward? Thank you.

Best regards,

本文: 「こんにちは、先日私たちは、提案書を提出させていただきました。今後の進展について、お知らせいただけますでしょうか。よろしくお願いします。」

例3: 件名: 「Invoice Payment Reminder」

Hello,

This email is to inform you about the payment for the invoice we sent the other day. We kindly request that you make the payment. If there are any issues, please feel free to contact us.

Best regards,

本文: 「こんにちは、このメールは、先日お送りした請求書のお支払いのご案内です。お支払いいただけるようお願い申し上げます。もし何か問題があれば、お気軽にお問い合わせください。」

ビジネス英語メールのリマインダーでよく使う表現

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海外の同僚でよく使う表現は、Any update ? と聞いてきます。

Any update?

はビジネス英語のメールで一般的に使用されるフレーズです。ただし、何度も同じようなフレーズを使い続けると、単調になって相手の反感を買うことがあるので、場合によってはバリエーションを加えることが望ましいです。

ビジネス英語のメールで使用できるバリエーションがあります。例えば、以下のようなフレーズが挙げられます。

• Could you please provide me with an update on...?（...について最新情報を教えていただけますか？）
• I was wondering if there have been any developments on...（...について進展があったかどうかお聞きしたいのですが）
• I hope this email finds you well. I'm writing to check if there is any progress on...（お元気でしょうか。...に進展があったかどうか確認したくメールを差し上げました）
• I'm following up on... and I'm wondering if there is any news or updates you can share with me?（...に関して追跡しており、お知らせいただけるニュースやアップデートがあるかどうかお聞きしたいです）

これらのフレーズを適宜使用することで、相手に対して印象的でかつ丁寧なリマインダーメールを作成することができます。

ビジネス英語メールのリマインダーの送信タイミング

リマインダーの送信タイミングは、その内容や目的によって異なりますが一般的に、ビジネス英語メールのリマインダーは以下のような場合に送信されます。

• 返信がない場合：メールを送信した後、相手方から返信がない場合は、数日から1週間ほど経過した後にリマインダーを送信することが一般的です。ただし、返信が緊急な場合や、期限が迫っている場合は、追跡メールを早めに送信する必要があります。
• 返信が遅れる場合：相手方から返信があったが、内容が不明確であったり、返信が遅れている場合には、リマインダーを送信することが効果的です。この場合は、相手方の都合を考慮して、数日から1週間ほどの間隔でリマインダーを送信することが一般的です。
• ミーティングやイベントの確認：ミーティングやイベントなどの日程調整が必要な場合には、最初のメールを送信した後、2〜3日後にリマインダーを送信することが一般的です。ただし、日程が緊急な場合は、追跡メールを早めに送信する必要があります。

ビジネス英語メールのリマインダーのポイント

ビジネス英語メールのリマインダーを送信する際には、以下のポイントに注意する必要があります。

• 返信を促す言葉遣い：相手方に返信を促す言葉遣いを使用することで、効果的なリマインダーを送信することができます。具体的には、「ご確認いただけますでしょうか」「ご返信をお待ちしております」などのフレーズを使用することが一般的です。
• 明確な件名：リマインダーの件名は、明確で具体的な内容を記載することが重要です。例えば、「Payment Reminder」や「Meeting Request - 5月12日」など、明確な目的を伝えることが大切です。
• フォローアップ：リマインダーを送信した後に、相手方からの返信に対して、迅速にフォローアップすることが重要です。また、相手方が返信をするまで、定期的にリマインダーを送信することも大切です。

ビジネス英語メールのリマインドで避けるべきNGなこと

ビジネス英語メールのリマインドで避けるべきNGなことがいくつかあります。

1. 過剰な催促 相手方に対して、過剰な催促を行うことはNGです。リマインドを何度も送信してしまうと、相手方にストレスを与え、ビジネス関係を損なうことになります。リマインドの頻度やタイミングを適切に調整し、相手方に負担をかけないように心がけましょう。
2. 不必要な詳細 リマインダーのメール本文に、不必要な詳細を含めてしまうこともNGです。相手方は、リマインドの目的や期日など、明確で必要な情報だけを求めています。簡潔かつ明確な文体を心がけ、相手方にとって読みやすいメールを送信しましょう。
3. 不愉快な言葉遣い リマインダーのメール本文に、不愉快な言葉遣いを使ってしまうこともNGです。相手方に対して威圧的な態度をとったり、攻撃的な言葉を使ったりすることは、ビジネス関係を損なうことになります。相手方に敬意を持って接し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
4. 不正確な情報 リマインダーの情報が不正確である場合、相手方に混乱を招くことになります。リマインドの目的や期日、内容などは正確に伝えるようにしましょう。また、情報の変更があった場合は、すみやかに相手方に伝えるように心がけましょう。

以上が、ビジネス英語メールのリマインドでNGなことです。これらのNGなポイントを避け、適切なメールを送信することで、円滑なビジネスコミュニケーションを実現しましょう。

まとめ

ビジネス英語メールのリマインダーに関する基本的な情報とポイントについての説明でした。リマインダーは、ビジネス上で非常に重要な役割を果たします。正しい方法でリマインダーを送信することで、返信や回答などの返答を促すことができ、円滑なビジネスコミュニケーションにつながります。

また、ビジネス英語メールのリマインダーは、相手方の立場に立って丁寧な言葉遣いを心がけ、的確な情報を伝えることが重要です。そのためにも、リマインダーを送信する前に、文面の校正や確認を行うことが必要です。

最後に、リマインダーを送信する際には、相手方との関係性やビジネス上の状況を考慮し、適切なタイミングで送信することが大切です。相手方が返信に対してストレスを感じたり、不快に思うことがないように、丁寧で配慮のあるリマインダーを送信するように心がけましょう。

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