ビジネス英語メールで結びを完璧に！NG表現も徹底解説

ビジネスにおいては、メールは非常に重要な役割を果たします。メールは、ビジネス上のやりとりを円滑に進めるための最も一般的な手段であり、ビジネス英語を使った正確で効果的なコミュニケーションを行うための重要なスキルです。しかし、メールの書き方には多くの落とし穴があり、特に結びの部分は誤解や混乱を招く可能性があります。この記事では、ビジネス英語のメールの結びについて、いくつかの重要なポイントを解説します。ビジネスメールの役立つ表現も学びましょう。

ビジネス英語のメールの結びとは

1. 結びの基本的なフォーマット

ビジネス英語のメールの結びには、基本的なフォーマットがあります。これには、以下の要素が含まれます。

・感謝の表明 ・簡単な要約 ・最後の提案または行動の促進 ・敬意を表すフレーズ

感謝の表明は、相手が時間を割いてメールを読んでくれたことに対する感謝の気持ちを表します。簡単な要約は、メールの主題や目的を再度確認するために使用されます。最後の提案または行動の促進は、受信者に何かしらのアクションを促すために使用されます。敬意を表すフレーズは、相手に対する尊重と礼儀を表します。

2. 感謝の表明

感謝の表明は、ビジネス英語のメールで最も一般的な要素の一つです。この部分では、受信者に時間を割いてメールを読んでくれたことに感謝の気持ちを表します。具体的には、「Thank you for your time and consideration」や「Thank you for your prompt response」などのフレーズを使用することができます。この部分は、相手に対する敬意を表し、ビジネス上の関係を強化するために非常に重要です。

3. 簡単な要約

簡単な要約は、メールの主題や目的を再度確認するために使用されます。この部分では、メールの内容を要約して、相手に確認してもらいます。例えば、「In summary, we discussed the new product launch and agreed on a timeline for the next phase of development」や「To summarize, I have attached the latest sales report for your review」などのフレーズを使用する。

4. 最後の提案または行動の促進

最後の提案または行動の促進は、受信者に何かしらのアクションを促すために使用されます。この部分では、具体的な行動や提案を示し、相手に対してアクションを起こしてもらいます。例えば、「Please let me know if you have any further questions or concerns」や「I look forward to hearing back from you soon regarding our meeting schedule」などのフレーズを使用することができます。この部分は、受信者に明確な目標を示し、ビジネス上のやりとりを円滑に進めるために重要です。

5. 敬意を表すフレーズ

敬意を表すフレーズは、ビジネス英語のメールで最も一般的な要素の一つです。この部分では、受信者に対する尊重と礼儀を表します。例えば、「Best regards」や「Sincerely」などのフレーズを使用することができます。また、相手の役職や名前を使用することで、さらに丁寧な印象を与えることができます。例えば、「Best regards, John Smith」といった形式で結びを行うことができます。

ビジネス英語のメールの結びの例文

ビジネス英語のメールの結びの例文をいくつか紹介します。

例1: Thank you for your time and consideration. To summarize, we have agreed to move forward with the project and I will be sending over the necessary documents for your review.Please let me know if you have any further questions or concerns. Best regards, Jane Smith.

ご対応いただきありがとうございます。まとめると、プロジェクトを進めることで合意しましたので、必要な書類をレビューのためにお送りします。何かご質問やご不明な点がございましたら、お知らせください。よろしくお願いいたします。敬具、ジェーン・スミス。

例2: Thank you for your prompt response. In summary, we have scheduled a meeting for next Tuesday to discuss the budget proposal. Please confirm the time and location at your earliest convenience. I look forward to hearing back from you soon. Best regards, John Doe.

早急なご対応ありがとうございます。まとめると、来週の火曜日に予算案について話し合うための会議を予定しています。お手数ですが、ご都合のよい時間と場所をご確認いただけますようお願いいたします。ご返信をお待ちしております。敬具、ジョン・ドウ。

例3: Thank you for your attention to this matter. To summarize, we have reviewed the sales report and identified areas for improvement. Please let me know if you require any further assistance in implementing the changes. Best regards, Sarah Lee.

この件にご対応いただき、ありがとうございます。まとめると、販売レポートをレビューし、改善の必要がある箇所を特定しました。変更を実施する際に、何かさらに支援が必要な場合はお知らせください。よろしくお願いいたします。敬具、サラ・リー。

以上がビジネス英語のメールの結びについての解説と例文です。結びは、ビジネス上のやりとりを円滑に進めるために非常に重要な要素であり、正確で効果的なコミュニケーションを行うためには、適切なフォーマットや表現を使用することが必要です。ぜひ、これらのポイントを参考にして、ビジネス英語のメールの結びについてのスキルを磨いてみてください。

ビジネス英語のメール結びのポイント

ビジネス英語におけるメールの結びは、メールの印象を大きく左右する非常に重要な部分の1つです。結びの部分では、感謝の意を示し、今後のコミュニケーションについての希望や期待を述べることが一般的です。ただし、追加すべき情報は以下の通りです。

1. シンプルで明確な言葉遣い：結びの部分は、必要以上に長くならず、明確な言葉遣いで伝えることが重要です。混乱を避けるために、簡潔で明快な表現を心がけましょう。
2. ビジネスメールの形式：ビジネスメールでは、件名、挨拶、本文、結び、署名という基本的な形式を守ることが望ましいです。特に、結びの部分は、挨拶と同様に、丁寧な印象を与えるために重要な要素です。
3. メールの目的に合わせた結び：メールの目的によって、結びの内容を変えることも重要です。例えば、ビジネス提案の場合は、次のステップに進むための行動を促すような言葉遣いをすることが適切です。
4. 結びの部分の文化的違い：国や文化によって、ビジネスメールの結びの部分の書き方が異なることがあります。国際的なビジネス取引を行う場合は、相手国の文化や習慣に合わせたメールの書き方を理解することが重要です。
5. 結びの部分の長さ：結びの部分は簡潔であることが望ましいですが、あまりにも短すぎると無礼に感じられることがあります。一般的には、2〜3文程度が適切です。
6. 返信を促す：必要に応じて、返信を促すような言葉を結びの部分に含めることができます。例えば、「ご返信をお待ちしております」、「お早めのご返信をお願いいたします」などの表現があります。
7. 丁寧な署名：結びの部分に署名をする際には、丁寧な言葉遣いや敬称を使用することが望ましいです。例えば、「敬具」や「敬意を表して」といった表現があります。
8. 文体の統一：メール全体の文体がビジネスライクであることが望ましいです。結びの部分も、挨拶や本文と同じく、ビジネスライクな文体を使用することが重要です。

これらの情報を踏まえて、ビジネスメールの結びの部分を適切に書くことができるようになります。

ビジネス英語のメール結びのをさらに洗練するために

1. 感謝の表現：結びの部分には、相手に対する感謝の気持ちを示す表現を加えることができます。例えば、「ご検討いただきありがとうございました」、「ご協力いただきありがとうございました」などです。
2. 再度のアクション：メールの内容に応じて、結びの部分で再度のアクションを促すことができます。例えば、「ご確認いただけますようお願いいたします」、「次回のミーティングで改めてご確認いただけますようお願いいたします」などです。
3. 次回の連絡：次回の連絡を明示することで、相手とのコミュニケーションをスムーズに進めることができます。例えば、「次回のミーティングでご報告いただけますようお願いいたします」、「来週中にご返信いただけますようお願いいたします」などです。
4. 言葉遣いの注意点：結びの部分は、相手に対する敬意や感謝の気持ちを示すことが大切です。そのため、丁寧な言葉遣いや敬称を使用することが望ましいです。また、相手との関係や状況に合わせて、言葉遣いを選ぶことも重要です。

これらの情報を考慮して、ビジネスメールの結びの部分をより適切に書くことができます。結びの部分は、メールの印象を左右する重要な部分であるため、丁寧かつ適切な表現を用いるようにしましょう。

ビジネス英語のメールの結びのNGなこと

ビジネス英語のメールで、結びの部分には注意が必要です。以下は、避けるべきNGな表現例です。

1. 無関係な内容の追加：結びの部分に、メールの内容とは無関係な内容を追加することは避けましょう。これは相手に不快感を与えることがあります。
2. 感情的な表現：結びの部分で感情的な表現をすることは避けましょう。これは相手に不快感を与えたり、ビジネス上の信頼関係を損なうことがあります。
3. 無礼な言葉遣い：結びの部分で無礼な言葉遣いをすることは避けましょう。これは相手に対する敬意を欠くことになります。
4. 不適切な言葉遣い：相手との関係や状況に合わない言葉遣いを使用することは避けましょう。例えば、知人や友人に対しても使わないようなカジュアルな言葉遣いを使用すると相手に不快感を与えることがあります。
5. 曖昧な表現：結びの部分で、具体的なアクションや次のステップを明示しないことは避けましょう。これは相手に混乱を与え、業務上のスムーズな進行を妨げることになります。

これらのNGな表現例に気を付けて、ビジネス英語のメールの結びの部分を適切に書くようにしましょう。

まとめ

この記事では、ビジネス英語のメールで結びの部分について解説しました。

まず、結びの部分で相手に感謝の気持ちを示したり、簡単なまとめを行うことが重要であることを説明しました。また、次のアクションを明確にし、相手との信頼関係を構築することが重要であることを強調しました。

次に、結びの部分で避けるべきNGな表現例を紹介しました。具体的には、無関係な内容の追加、感情的な表現、無礼な言葉遣い、不適切な言葉遣い、曖昧な表現などが挙げられます。

最後に、ビジネス英語のメールで結びの部分を適切に書くためには、相手との関係や状況に合わせた言葉遣いや、具体的なアクションや次のステップを明示することが重要であることをまとめました。ビジネスメールの書き出しも大事ですので書き出しと結びをマスターしましよう。

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